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Prontidão de cargas: como quebrar o ciclo de “reservas fantasmas”

06 de abril de 2020

Você já ouviu falar em prontidão de cargas no processo logístico de embarques?

Para ser um exportador de sucesso não basta ter um produto de qualidade com preço competitivo. É importante estar atento aos prazos de prontidão de cargas, evitando falhas nos processos de garantia de espaço nas embarcações, que podem deixar os navios parcialmente vazios. Isso acontece quando uma reserva não é efetivamente utilizada, gerando o excesso delas sem necessidade.

Este é um tema de extrema importância no fluxo da cadeia logística. Por isso, estar atento aos prazos, buscando efetividade na prontidão de cargas em tempo hábil para se antecipar à eventuais ajustes, transferências e prorrogação dos deadlines é fundamental para evitar custos adicionais à operação. Esta atividade traz um retrato mais fiel do volume a ser exportado.

Restrições para atender os prazos de exportação também podem ocorrer por dificuldades inesperadas de produção, falta de equipamentos (contêineres), atrasos no transporte intermodal e problemas regulatórios (vistoria dos anuentes). Estes são alguns exemplos que podem refletir em reservas não performadas. Trabalhar com informações e prazos antecipados certamente contribuem para maior eficiência na performance, evitando quedas próximas às datas de embarque, os chamados shortfalls.

Quando a demanda (carga a ser exportada) supera a oferta (espaço nos navios), alguns exportadores se antecipam, solicitando reservas antes mesmo de ter a venda efetiva da mercadoria ou previsão da prontidão, devido a iminência da falta de espaço. Essa prática é conhecida no mercado como booking “fantasma” (ou reserva “fantasma”).

prontidão de cargas
A importância de uma boa prontidão

Não é possível precisar com exatidão o volume das chamadas “reservas fantasmas” no sistema logístico internacional. No entanto, uma reportagem feita nos Estados Unidos, em 2017, pela Freightwaves apontava que esse volume chegava a 20%.

A prontidão de cargas é um procedimento para identificar a real intenção do cliente (fornecedor, fabricante, vendedor ou exportador) em relação à reserva de espaço solicitado em um navio. O objetivo é entender em que circunstância foi solicitado o booking, como, por exemplo, se o cliente já tem um pedido em andamento com o importador ou se a solicitação foi mera preparação em caso de falta de espaços em navios. Assim ele não fica sem espaço em caso de necessidade (o chamado booking fantasma de alocação).

Afinal, como fazer uma boa prontidão de cargas?

Segundo Gabriel Heglert, analista de operações da Allog, o que impõe limites aos volumes aceitos em cada porto é a capacidade de espaço dos navios (serviços) e da configuração dos joints dos armadores em cada serviço e do calado de cada porto.

Para que a prontidão de carga saia dentro do planejado, é preciso levar em consideração o fluxo de produção e da logística. “É importante que o exportador consiga deixar estes processos bem claros para trabalhar com informações mais precisas e antecipadas. Desta forma ele organiza melhor essa cadeia”, acrescenta Heglert. Se antecipar a eventualidades que possam ocorrer durante o processo logístico, como atraso na entrega dos contêineres cheios no porto ou na liberação, permite buscar alternativas para atender os prazos do navio e para que o embarque ocorra de acordo.

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Armadores shipowner, que detém o serviço ou cedem a maior parte dos navios para o mesmo, gozam de maior capacidade de alocação e tendem a ter maior disponibilidade de espaço. Conforme  Heglert, no caso de armadores que estão em um joint como slot buyers (tomadores de espaço) e dispõem de uma capacidade mais restrita, a prontidão é mais rigorosa. Em caso de um número grande de “no show” (quando o booking não tem os prazos cumpridos pelo exportador), o navio sai com um número bastante reduzido de contêineres. Eventualmente isso gera um efeito cascata, pois os bookings precisam ser realocados através de transferência, o que também ajuda a tornar o frete marítimo mais caro devido a restrição dos espaços.

Com navios cada vez maiores e com grande movimentação de contêineres por escala, os armadores vão exigir cada vez mais disciplina no recebimento da carga. “Em um ganho de escala, os percentuais de queda serão mais impactantes. Em um navio que tem capacidade para 15.000 TEU’S, por exemplo, 30% de falha (shortfall) representa 4.500 contêineres. Isso é praticamente a capacidade de um navio do conosur (serviço que faz a rota costa leste/oeste da América do Sul)”, acrescenta  Heglert.

Atualmente, a equipe de exportação marítima da Allog possui um relacionamento próximo aos armadores no dia a dia das prontidões, garantindo assim um incremento de performance para ambas as partes. Para saber mais ou caso necessite de espaço em tempo de escassez, entre em contato com a equipe de exportação marítima da Allog.

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