Os documentos desempenham uma importante função nas transações internacionais, seja na importação ou na exportação e um deles é conhecido como o conhecimento de embarque. No transporte aéreo chama-se AWB (Airway Bill), o principal documento de um processo de embarque aéreo, o documento contratual de transporte entre o transportador e o embarcador.
O conhecimento de embarque master MAWB (Master Airway Bill) é emitido pelo agente de cargas credenciado pela IATA (International Air Transport Association) e cada um tem um número de série que, através dos três primeiros dígitos, consegue identificar a companhia aérea responsável pelo transporte. O seu preenchimento deve ser feito no verso e nele devem constar todas as informações pertinentes ao embarque, tais como: denominação da empresa emissora, número do conhecimento, data da emissão, embarcador, consignatário, aeroporto de embarque e destino, quantidade de volumes, peso bruto e peso taxado, frete e local de pagamento, entre outras informações.
Assim como o master, o conhecimento de embarque house HAWB (House Air Waybill) é emitido pelo agente de cargas e é o contrato entre o agente de carga e os importadores e exportadores. Ele também possui seu próprio número de série além de conter o número do master. Os documentos utilizados para emissão são a invoice e packing list do exportador onde constam todos os dados necessários. Após a emissão, o documento é enviado ao importador ou exportador para conferência e a aprovação, dependendo da negociação de frete.
Na importação, o preenchimento do HAWB é realizado após a chegada da mercadoria no armazém do agente na origem ou no terminal da companhia aérea. Em muitos armazéns e terminais, no entanto, a carga é pesada novamente para emissão do conhecimento de embarque. Ao contrário da importação, na exportação, o documento é emitido antes de a carga ser entregue no aeroporto de desembaraço, pois ele é necessário para realizar a recepção da carga e descarregamento do caminhão.
Na importação, após o desembarque no Brasil, os dados da carga descritos nos conhecimentos são lançados no sistema da Receita Federal (Mantra). Sendo assim, toda carga deve seguir com os documentos de embarque MAWB e HAWB. Já na exportação, esses dados são lançados no mesmo sistema antes do embarque da carga, através da emissão do desembaraço. Mas, atenção: tanto na importação como na exportação o conhecimento de embarque deve voar com a carga e não é permitido emitir o conhecimento de embarque no aeroporto de destino.
