Exportar para os Estados Unidos: conheça os principais documentos necessários

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Exportar para os Estados Unidos pode representar uma grande oportunidade de crescimento no mercado. Afinal, a economia do país continua sendo uma das maiores e mais estáveis do mundo. Fazer negócios com compradores americanos, no entanto, pode ser um desafio.

Os Estados Unidos é enorme, com uma rede complexa de tarifas, impostos e requisitos específicos para diferentes estados. A maneira norte-americana de se comunicar e fazer negócios também é bem distinta das características culturais do Brasil, por exemplo.

Nesse sentido, um agente de cargas tem um papel fundamental na hora de exportar para os Estados Unidos. Diferentemente de um armador, um agente pode prestar um serviço mais focado e exclusivo à necessidade do cliente. O agenciamento de carga vai muito além do que vender o frete: o agente pode planejar a logística interna, prestar o serviço de despacho aduaneiro, auxiliar na revisão dos documentos, cuidar da liberação no destino por meio de parceiros e certificar-se que todas as etapas do processo foram cumpridas.

COMO COMEÇAR?

O processo de exportação envolve uma série de documentos que podem variar de acordo com itens como o produto e o Incoterms. Pedro Ramalho, analista de operações da Allog, explica que para uma empresa começar a exportar, é necessário estruturação de atividades e processos.

“É preciso estar preparado e apto junto aos órgãos competentes no Brasil. É necessário também que seja solicitado à Receita Federal a habilitação para que possa atuar como exportador. Todo esse processo deve ser concluído antes da primeira operação de venda ao mercado externo. A Allog possui um time especializado em despacho aduaneiro que pode auxiliar neste momento”, lembra.

exportar para os Estados Unidos

Estando pronta para exportar, a empresa deve considerar o mercado norte-americano na sua prospecção. “Neste momento, é fundamental pensar com quais Incoterms a empresa deseja negociar. Esta decisão pode mudar o modelo da exportação”, acrescenta Pedro Ramalho.

Clique aqui e veja mais sobre Incoterms.

DOCUMENTOS: QUANTOS SÃO?

Para começar os negócios, a empresa emitirá a Fatura Pro Forma. Trata-se do documento que apresenta os detalhes sobre a mercadoria negociada, como se fosse uma proposta comercial.

Após a realização e efetivação da compra, o vendedor emitirá a fatura comercial, conhecida em inglês como Commercial Invoice. Este documento firmará a compra e servirá, principalmente, para o desembaraço da mercadoria no país de destino. Ambos os documentos não possuem um modelo padronizado ou oficial. No entanto, é recomendado que tenham alguns dados importantes como informações do comprador e vendedor, número do pedido, modalidade de transporte, Incoterms, local de embarque e destino, dados sobre a carga, entre outros.

Depois de firmada a venda e com o pedido pronto, é necessário a organização da mercadoria nas embalagens para transporte e, posteriormente, no contêiner, se for o caso. Com a carga organizada e pronta para seguir o transporte, o exportador pode emitir o Romaneio de Carga ou em inglês, Packing List. Este, por sua vez, não é um documento contábil e auxilia na identificação, conferência e movimentação das cargas perante o serviço de fiscalização, transportador e importador.

PRONTO PARA TRANSPORTAR?

Para a movimentação da carga, a empresa precisa contratar o serviço de transporte. Neste quesito, a Allog é especialista e pode oferecer a melhor proposta ao mercado. Como agente de cargas, a Allog atuará intermediando todo o processo junto ao armador e em toda a cadeia logística.

Ao fechar a compra do frete, o agente emitirá uma confirmação de reserva, conhecida em inglês como Booking Confirmation. Este documento é a confirmação de que a empresa possui um espaço para embarque em um determinado navio.

Com a confirmação de reserva e a mercadoria pronta, será necessário iniciar o trâmite de liberação da carga junto à Receita Federal. Novamente, um despachante aduaneiro poderá atuar em nome da empresa para exportar para os Estados Unidos. É neste momento que é registrada a DU-E, ou Declaração Única de Exportação no Portal Único Siscomex. Ou por meio de um software autorizado.

A DU-E é o documento que registra os dados de natureza aduaneira, administrativa, comercial, financeira, tributária, fiscal e logística da carga a ser exportada. Após o registro da DU-E no sistema, a declaração vai para a parametrização. Ela precisa ser desembaraçada para que a carga possa embarcar.

É PRECISO ESTAR ATENTO AOS DETALHES

Com os registros realizados, é necessário enviar ao transportador o rascunho do conhecimento de embarque, ou, como é mais conhecido, o draft. Geralmente, este é enviado de forma eletrônica diretamente para o sistema do transportador. Este, por sua vez, usará estes dados para emitir o conhecimento de embarque, ou em inglês, Bill of Lading (BL).

Para saber mais sobre o BL, clique aqui.

Depois do envio do draft, caso seja um embarque conteinerizado, é necessário enviar também ao transportador o VGM que, por si só, não é um documento, mas é de suma importância para o embarque da carga. O VGM – Gross Mass Verifie é o peso total do contêiner, sendo a tara somada a tudo que estiver dentro do equipamento.

Clique aqui para saber sobre o VGM.

É fundamental notar que tanto o envio do draft quanto do VGM possuem prazos estabelecidos pelo transportador. O cumprimento desses prazos é essencial para o embarque da carga.

Com no mínimo 24 horas antes do embarque da carga no navio com destino aos Estados Unidos é necessário que seja feito o manifesto da carga a ser embarcada. Esse manifesto é conhecido como AMS – Automated Manifest System. Porém, este registro é feito inteiramente pelo transportador.

Clique aqui para saber mais sobre AMS.

É neste momento – também com, no mínimo, 24 horas antes do embarque – que se faz necessário o registro do ISF – Importer Security Filing. Trata-se de um registro de segurança no qual o importador declara informações de natureza aduaneira, comercial e logística.

Clique aqui para saber mais sobre o ISF.

PONTO DE APOIO NOS ESTADOS UNIDOS

De forma geral, o importador é responsável pelo arquivamento do ISF junto à Aduana dos Estados Unidos. Porém, isso muda dependendo do Incoterms, principalmente quando falamos em DDP – Delivered Duty Paid. Nos embarques com Incortems DDP, a Aduana Americana entende como importador legal o próprio exportador da carga.

Nestes casos, o exportador precisa contratar um despachante aduaneiro nos Estados Unidos para que ele possa atuar em seu nome perante às autoridades locais. Para isso, assim como é feito no Brasil, a empresa precisa entregar ao despachante uma procuração de poderes que, em inglês, é conhecido como POA – Power of Attorney.

O POA deve ser assinado por um representante legal da empresa e, geralmente, é acompanhada de outros documentos auxiliares, como a declaração de não residente, visto que a empresa não está sediada em solo americano. Na maioria dos casos, este documento tem validade de dois anos e é possível revogá-lo a qualquer momento.

Ainda considerando um embarque DDP, o exportador, que neste caso também terá o papel de importador, precisará fazer um Single Bond ou um Continuous Bond. O Bond é um tipo de seguro que o importador deve ter ao importar bens para os Estados Unidos. Neste caso, a seguradora se compromete a pagar os tributos necessários caso o importador não o faça.

Caso a empresa esteja fazendo uma operação única DDP e não pensa em fazer mais vendas neste formato, pode-se utilizar do Single Bond que cobre apenas um desembaraço de carga. Já o Continuous Bond cobre todas as importações da empresa dentro de um ano, a menos que o valor acumulado dos impostos de todas as importações ultrapasse o valor de cobertura do Bond.

Abaixo, é possível observar os meios de pagamento de impostos aceitos pela CBP – US Customs and Border Protection, extraídos diretamente do site do órgão:

If you owe Customs duty, you must pay it before the conclusion of your CBP processing. You may pay it in any of the following ways:

S. currency only.

Personal check in the exact amount, drawn on a U.S. bank, made payable to U.S. Customs and Border Protection. You must present identification, such as a passport or U.S. driver\’s license. CBP does not accept checks bearing second-party endorsement.

Government check, money order or traveler\’s check if the amount does not exceed the duty owed by more than $50.

In some locations/POEs, you may pay duty with either MasterCard or VISA credit cards.

É muito importante observar que o ISF só pode ser registrado caso a empresa tenha um POA e um Bond. Por isso, é essencial que, ao embarcar DDP para os Estados Unidos, a empresa verifique com antecedência todos os registros e aprovações necessárias.

E TEM MAIS DOCUMENTOS?

Quando a carga estiver chegando nos Estados Unidos, o agente de cargas ou armador enviará o Arrival Notice, que é o aviso de chegada da carga. Ele contém informações de caráter logístico, aduaneiro e fiscal. É por meio dele que o despachante em solo americano conseguirá iniciar os trâmites de liberação da carga.

Geralmente o transportador envia o “AN”, como também é conhecido, para os endereços de e-mail do consignatário e da parte a notificar do BL. É recomendado que, ao enviar o draft do BL, o exportador informe o despachante como parte a notificar do BL. Dessa forma, o Arrival Notice já será enviado diretamente ao responsável pela liberação da carga.

De posse do AN e da Fatura Comercial, o despachante já consegue dar início à liberação da carga. Neste momento é registrada a Customs Entry, declaração feita para a Aduana dos Estados Unidos na qual são registradas as principais informações aduaneiras das cargas. Com o registro, é gerado a Entry Summary. Trata-se do ocumento oficial da liberação que o importador deve manter guardado durante, no mínimo, cinco anos. É neste momento também que os impostos são pagos ao governo.

TERMINOU?

Mas ainda não termina por aqui. Dependendo do produto importado, pode ser necessária a apresentação de outros documentos. É o caso dos produtos de origem vegetal, a exemplo da madeira. Toda carga de madeira que entra nos Estados Unidos deve ter uma Plant and Plant Product Declaration. O documento é também conhecido como Lacey devido sua origem do Lacey Act.

Este documento é preenchido e assinado pelo exportador com o objetivo de auxiliar no combate ao tráfico de animais selvagens, peixes e plantas “ilegais”. Isso inclui utensílios domésticos de madeira. Ainda existem outros documentos, como contrato de câmbio e certificado de origem, por exemplo.

CONHECIMENTO ESPECIALIZADO PARA ORGANIZAR A LOGÍSTICA

A Allog possui parceiros altamente capacitados nos EUA e uma equipe especialista no Brasil que permitem uma comunicação mais assertiva na hora de exportar para os Estados Unidos. Por meio de sistema próprio, o processo é totalmente desenvolvido de forma digital. Isso garante mais controle e segurança na operação.

A documentação do BL é conferida por um analista e também por um software que garante que qualquer erro seja corrigido no prazo. Com base no Incoterms do processo, os analistas conseguem verificar se o cliente precisará ou não de um POA e/ou um Bond, por exemplo. A Allog está disponível por meio de telefone ou e-mail para esclarecer qualquer dúvida ou questionamento que esteja dentro da operacionalização do processo de exportar para os Estados Unidos.

RESUMO DOS PRINCIPAIS DOCUMENTOS PARA EXPORTAR AOS ESTADOS UNIDOS:

1 – Commercial Invoice
2 – Packing List
3 – Booking Confirmation
4 – DU-E: Declaração Única de Exportação
5 – BL – Bill of Lading
6 – VGM – Verified Gross Mass
7 – ISF – Importer Security Filing
8 – POA – Power of Attorney
9 – Continuous Bond ou Single Bond
10 – Arrival Notice
11 – Entry Summary / Customs Entry

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